Юрий Маркович Лошак

Содержание :

В этом году число музеев, в которых установлена система КАМИС, перевалило через сотню. Сотрудники всех этих музеев являются нашими учителями и полноправными соавторами. Подход к внедрению информационной систему в музее менялся все эти годы, как и менялась, и продолжает меняться сама, система КАМИС. Вот перечень основных проблем, с которыми нам приходилось сталкиваться все годы работы с музеями и те решения, которые мы нашли.
СХЕМЫ ОПИСАНИЯ РАЗЛИЧНЫХ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ. Система КАМИС сразу разрабатывалась как гибкая система, позволяющая создавать любые описание музейных предметов, какие только музейная душа пожелает. Но, не смотря на наличие таких механизмов, при создании схем описаний приходилось сталкиваться с определенными проблемами. Процесс совместной работы «настройщика системы» и сотрудника музея не сразу приводил к желаемому результату, порой удовлетворяющая всех схема описания складывалась по прошествию года с начала внедрения системы. Кроме того, приходилось сталкиваться с противоречием подходов «профильных» специалистов, желающими описать изучаемый ими материал максимально учитывая его специфику и сотрудников отдела учета, которым тяжело работать, когда все описания в системе сильно отличаются друг от друга. Сейчас мы обладаем уникальной «библиотекой» различных схем описаний для всех типов музейных экспонатов, от очень сложных и детально проработанных, созданных высококлассными специалистами, до самых простых. Мы предлагаем сотруднику музея выбрать за основу устраивающий его вариант, не настаивая на самом сложном и подробном. Мы понимаем, что в мемориальном музее, например, для описания хранящихся в нем горстки монет детальнейшее описание нумизматики никому не нужно. Что касается противоречия в подходе к описанию между профильными специалистами и сотрудниками отдела учета, то эта проблема решается одинаковым расположением на экране схожих по сути атрибутов и разнесением между различными закладками атрибутов «общего» пользования и специфических, научных.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Внедрение системы КАМИС в отделе учета всегда являлась для нас первоочередной задачей. Именно при оформлении учетной документации внедрение информационных технологий приносит наиболее быстрые и ощутимые результаты. По мере внедрения системы в различных музеях нами, разработчиками, в ее учетную часть добавлялись все и новые возможности: построение различных «цепочек» документов, удобные способы подбора предметов, функции различных подсчетов. В результате возможности системы стали столь широки, что растолковать их все за время внедрения системы стало делом очень сложным. Сейчас нами разработаны типовые схемы создания системы документооборота в музее. В процессе обследования музея подбирается наиболее подходящая, на основе которой и проводится внедрение. Подбор схемы определяется многими параметрами: размером музея (количество связанных с оформлением документов сотрудников), сложившимися традициями по распределению работ и даже таким, не связанный на первый взгляд с документооборотом фактором, как место хранение инвентарных – отдел учета или фондовые отделы. Следует оговориться, что при всех применяемых схемах оформления учетной документации, документы оформляются в соответствии с инструкцией МК РФ. Конечно, всего учесть невозможно, и сталкиваться с неординарными ситуациями приходится. Например, в этом году мы работали в Ипатьевском монастыре, ведущий сложнейший процесс, связанный с исключением из учетной документации экспонатов, хранящихся почти в двух десятках филиалах, разбросанных по всей области. Здесь нам пришлось создавать свою схему для автоматизации этого процесса, возможно, она пригодится и в каком-нибудь другом музее.
РАБОТА С ИЗОБРАЖЕНИЯМИ. Еще на первом этапе работы с изображениями мы выбрали вариант работы с форматом пирамидального JPG (оставив, конечно же, возможность работы с любыми другими форматами). Внедряя систему КАМИС, мы сделали для себя ряд выводов, как лучше организовывать работу с изображениями. Формат пирамидального JPG очень удобен в использовании, но широко пользоваться им сотрудники музеев начинают только при условии, что «нарезальщик» пирамидального JPG встроен непосредственно в систему. То есть в процессе присоединения изображения к описанию предмета или другого объекта базы данных, преобразование формата изображения происходит автоматически. Когда музей ставит перед собою цель массированного ввода изображений в базу данных, совершенно необходим механизм массового подключения изображений. Такой механизм дает возможность, например, вставить в компьютер сидиром с набором изображений, поименованных по номерам КП или инвентарным номерам и запустить процесс, который эти изображения считает, преобразует в нужный формат и припишет к соответствующим предметам. По мере роста числа изображений, используемых в музейных системах, появились новые проблемы и пути их решения. В целях поддержания целостности и обеспечения безопасности пользователю предоставляется возможность хранить изображения непосредственно в СУБД Oracle. Большие массивы изображений, храни их хоть на диске, хоть в базе, занимаю большой объем памяти, что затрудняет создание архивных копий – архивирование идет медленно, а сам архив получается огромного размера. Пришлось создать специальную схему архивирования, при которой один раз создается архив целиком, а впоследствии архивируются только изменения.
САНКЦИОНИРОВАНИЕ ДОСТУПА. Подойти к грамотному решению, как организовать систему санкционирования доступа нам удалось только сейчас, когда появились музеи, где, с одной стороны, введен и выверен основной массив информации о музейной коллекции, а, с другой стороны, с этой информацией работает широкий круг музейных специалистов, от хранителей до экспозиционеров. В результате сложилась система, при которой администратор базы данных имеет возможность выстроить индивидуальную схему доступа к информации о музейных предметах для каждого сотрудника. Эта схема позволяет в зависимости от фонда и статуса (основной фонд, временной хранение) предмета разрешить или запретить удаление и добавление карточек, установить поатрибутный доступ к описанию предмета: атрибут может быть вообще не виден, доступен только для чтения, разрешен к редактированию. Такая же схема доступа может быть выстроена и по отношению к документам и справочникам, хранящимся в системе.
УСПЕХ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В МУЗЕЕ, а под успехом мы понимаем ситуацию, когда использование информационной системой органично включается в повседневную жизнь музея, зависит во многом от качества ее внедрения. Даже самая прекрасная программная разработка нуждается в адоптации и «привязке» к конкретному музею. Не существует двух одинаковых музеев, в каждом музее свои традиции, свои болевые точки, свои взаимоотношения между сотрудниками. Традиции нужно учесть, проблемы понять и найти им оптимальные решения, сотрудников обучить. Процесс внедрения распадается на несколько этапов. Сначала проводится обследование музея, непосредственно на месте или по почте и телефону. На основе этого обследования система предварительно настраивается, после чего бригада «внедряльщиков» выезжает на место. На месте начинается интенсивное обучение, сотрудники разбиваются на группы, с каждой группой занимает свой преподаватель. Во время обучения в соответствии с пожеланиями конкретных специалистов, донастраиваются схемы описания предметов, уточняется порядок и особенности оформления учетной документации. В конце обучения (а занимает оно от недели до десяти дней) совместно с сотрудниками музея разрабатывается регламент проведения тех или иных операций, в которых задействована информационная система (например, прием новых поступлений или выдача на выставку). Очень важно правильно и четко указать, кто именно какие операции производит, с одной стороны максимально учитывая сложившиеся в музее традиции, а с другой стороны, стремясь полностью задействовать заложенный в новых технологиях потенциал. Как показывает наш опыт, процесс внедрения идет очень успешно, если на всех его этапах задействованы не только и не столько сотрудники фирмы-разработчика, а «музейщики», имеющие опыт работы с информационной системой у себя дома.
КАМИС-КЛУБ. Неожиданный даже для нас самих эффект, которого удалось достичь, привлекая сотрудников музеев-ветеранов информатизации к внедрению системы КАМИС в музеях-новичках, навел нас на мысль о возможности построения системы плодотворного общения между коллегами на почве «информатизации». Мы всеми силами стараемся «очно» и заочно перезнакомить наших пользователей, работающих в различных музеях. Темы, обсуждаемые между собой специалистами разного профиля, порой далеко выходят за рамки проблем, связанных с информационными технологиями, а взаимоотношения из узкопрофессиональных трансформируются в дружеские. Сейчас зарождается традиция проведения семинаров по различной тематике для пользователей КАМИС, при этом инициаторами и организаторами подобных семинаров выступают сами музеи.
УЧЕТНО-ХРАНИТЕЛЬСКАЯ БАЗА ДАННЫХ НЕ ТОЛЬКО ДЛЯ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ. Все первые годы нашей работы в музеях нас угнетала узость использования накопленных баз данных, то есть их использованиея исключительно для внутримузейных целей. У этой проблемы был и другой аспект: когда идут какие-то учетные операции, предметы принимаются, выдаются или просто перекладываются в новые шкафы, стимул для пополнения базы данных понятен, а вот зачем хранителю просто так вводить описание за описанием, оставалось не ясным. Динамика поиска направлений использования накопленной в базе данных информации выглядела следующим образом: подготовка полиграфических изданий, создание электронных изданий (интерет-каталоги, сидиромы), разработка поисковых систем в ИНТЕРНЕТ на основе коллекции одного или нескольких музеев, создание «электронной экспозиции» для посетителей музей. Последняя разработка, создание электронной системы для посетителей на основе накопленной базы данных, нам кажется наиболее удачной, и не только с точки зрения ее внешнего эффекта, но и с точки зрения внутреннего резонанса. В системе для посетителей непосредственно используется «внутренняя база данных», вся работа происходит, в отличие от ИНТЕРНЕТ решений, в локальной сети музея, поэтому результат труда сотрудника музея сразу отражается в залах экспозиции.