Содержание :

Работа по формированию служебной базы данных отдела учета и хранения рассчитана на многие годы. В музеях, имеющих большие собрания, полноценное использование накопленных данных является весьма отдаленной перспективой, учитывая то обстоятельство, что они будут представлять ценность только в своей полноте и достоверности.

Проведение сверок коллекций в строгом соответствии с утвержденным графиком, инвентаризация фондов являются основными направлениями научно-фондовой работы. Планирование работы фондовых подразделений должно быть подчинено выполнению названных задач. Музеи вынуждены искать такие решения, которые одновременно с пополнением базы данных позволяли бы успешно выполнять локальные задачи.

Примером может служить приобретенный музеем опыт сотрудничества с ЗАО «ПроСофт-М» по пополнению видеографического банка данных и созданию электронной картотеки фонда открыток.

В 1983 г. фонд открыток Государственного музея истории Ленинграда, насчитывавший к тому времени около 80 тысяч единиц хранения, пополнился за счет поступления коллекции открыток Н.С.Тагрина. Всего было принято свыше 570000 открыток. Необходимость постановки на учет поступившей в музей коллекции заставила надолго отложить инвентаризацию предметов фонда.

При определении перспектив обработки фонда потребовалось принятие нестандартных решений. Были выделены следующие этапы:

· проведение двустороннего сканирования открыток и формирование простой в использовании базы данных;

· проведение сверки наличия;

· компьютерная распечатка инвентарных книг.

Сканирование предметов фонда проводилось по договору с ЗАО «ПроСофт-М». Это решение полностью себя оправдало, так как работа выполнена профессионально и за короткий промежуток времени. Следует особо отметить, что наши партнеры дорожат своей репутацией, фирма отличается четким выполнением своих обязательств. Сотрудники фирмы бережно относятся к музейному предмету, применяемые технологии подвергаются многократным проверкам и безопасны для музейного предмета.

Опыт работы по проведению сверок наличия музейных предметов позволяет определить, что при плотном режиме работы два сотрудника музея за один рабочий день в среднем проверяют с отработкой по учетной документации 500 предметов. А если запланировано 80 тысяч единиц хранения? При подсчете выясняется, что для сверки такого массива потребуется почти полтора года. Можно, конечно, сократить срок за счет включения в группу сверки большего числа сотрудников. А если попробовать иначе?

Процесс сканирования можно считать подготовительным этапом сверки. Одновременно с процессом сканирования проводится физическая проверка наличия и сохранности музейных предметов. В дальнейшем работа ведется по сформированной базе данных.

Вероятнее всего, Министерством культуры при разработке новой Инструкции по учету и хранению музейных ценностей не будет принят вариант компьютерной распечатки инвентарных книг. Но при обработке больших массивов музеем может быть принято решение о создании страховой копии инвентарных книг, создаваемых с использованием имеющейся базы данных. Тем более, что при распечатке возможна подстановка отсканированных изображений музейных предметов

Государственным музеем истории Санкт-Петербурга с привлечением коммерческой организации выполнено сканирование 80 тысяч открыток. Все графические образы открыток размещены на CD-дисках (рабочая и резервная копии). Практика показала, что для удобства дальнейшего использования помимо поступающих в видеографический банк данных высококачественных образов целесообразно сохранять графические образы с разрешением до 70 dpi.

Принятые решения по обработке фонда открыток позволили значительно ускорить и упростить процесс проведения сверок наличия, приступить к распечатке страховой версии инвентарных книг. В ближайшее время предполагается сделать общедоступной созданную в процессе работы базу данных фонда открыток.

Попытку комплексного решения проблемы можно считать удачной, так как музеем одновременно получен результат по нескольким направлениям работы.